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Méthodologie pour changer d’application métier


Étape n° 1 : Qualifier le changement

L’adoption d’une nouvelle application métier ne se résume pas, pour l’entreprise, à remplacer un outil par un autre. Pour emporter l’adhésion des équipes, ce projet doit respecter 6 étapes clés selon la méthode conçue par SIGMA et Sensipode. Première étape : qualifier le changement.

 

Demander aux collaborateurs de s’adapter… une fois le changement d’application métier réalisé, c’est risquer de devoir revoir sa copie (ou d’abandon pur et simple du projet). C’est pourquoi SIGMA et Sensipode proposent une méthode d’accompagnement au changement qui, s’inspirant du design de service, intègre l’utilisateur dès la 1ère étape.

 

Evaluer les impacts du projet

« L’objectif de cette étape est de réaliser une photo avant/après du changement, en allant sur le terrain pour comprendre le métier et le contexte d’utilisation de la solution applicative, explique Vincent Pujos, co-fondateur de Sensipode. Nous avons créé pour cela un outil d’analyse de la criticité, basé sur une cartographie complète des process et usages métiers. »

Chaque fonctionnalité est ainsi passée au crible :

 

  • Qui sont ses utilisateurs ?
  • Quelle est sa fréquence d’utilisation ?
  • Quelles sont les étapes les plus critiques ? etc.

 

« Evaluant les impacts du projet sur l’organisation, ce diagnostic permet d’identifier les moyens nécessaires (innovations dans les processus, accompagnement à la prise en main de l’outil…) pour opérer la conduite du changement », ajoute le designer.

 

Face au changement, tous différents

Durant cette phase, une attention particulière est portée à l’humain. Car face au changement, les attitudes varient d’un collaborateur à un autre. Si certains réagissent positivement parce qu’ils perçoivent les gains du nouvel outil applicatif – ce sera le cas des profils « moteurs » et « militants » -, d’autres plutôt « résistants » voire « opposants » vont manifester leur rejet du projet.

De même, tous ne s’inscriront pas dans le même tempo quant à l’acceptation de cette évolution. Si on se réfère par analogie à la courbe du deuil établie par la psychologue Elisabeth Kübler-Ross, chacun face au changement passe par 4 phases : le choc, la remise en question, l’engagement et la remobilisation. Avec, pour chaque phase, des actions spécifiques à mener pour accompagner au mieux chaque collaborateur dans le changement.

 

L’anticipation, clé d’une adaptation réussie

Pour Vincent Pujos, la conduite du changement doit donc être pensée le plus en amont possible. « Jusqu’alors, on mesurait les impacts une fois la nouvelle application mise en place ! Désormais nous intégrons la question de la conduite du changement dès la phase de stratégie produit. » En évaluant la capacité ou non d’agir sur chacune des composantes en jeu – le logiciel, l’organisation et l’utilisateur -, il est ainsi possible d’anticiper l’importance plus ou moins forte de la conduite du changement. Et d’avoir une vision claire, très tôt, des actions à mener.

 

 

Une enseigne de distribution spécialisée nous indiquait récemment que son principal enjeu n’était pas de trouver le meilleur outil de front office client correspondant à ses besoins. Mais que c’était de le déployer efficacement dans tout son réseau de points de vente (PDV) en s’assurant que les collaborateurs en tireront les bénéfices maximums. Avec notre partenaire Sensipode, nous avons, en quelques semaines, mesuré la criticité du changement et validé la stratégie de bascule pour s’adapter aux contraintes des collaborateurs, en contact toute la journée avec leurs clients.

Ophélie Rousseau, Chef de projet Accompagnement métier
au sein de la BU Distribution du Groupe Sigma

 

 

Pour en savoir plus
sur notre solution 

 

 

 

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