Quand il s’agit de gérer les temps et les équipes dans les entreprises de conseil, d’ingénierie et ESN, il ne suffit pas de savoir qui est présent. L’enjeu, ici, va plutôt être de savoir sur quoi chacun a travaillé : quel client, quel projet, quelle tâche.

En effet, vous avez besoin de cette donnée pour facturer, mesurer votre rentabilité et garantir la conformité du suivi des forfaits jours.

Quel est l’intérêt d’une solution de Gestion des Temps et Activités (GTA) ici, et comment en exploiter tout le potentiel ?

Gestion des temps : les contraintes propres au secteur du conseil et de l’ingénierie

Les contraintes RH et de gestion des temps propres aux entreprises du secteur du conseil
Spécificité	Enjeu sur la gestion des temps
Population majoritairement au forfait jours	Suivre le nombre de jours travaillés, les jours de repos et les demandes de rachat plutôt que des heures de présence
Facturation à l’activité	Imputer le temps par client, par projet et par tâche, et comparer le planifié au réalisé
Télétravail et missions chez le client	Pointer et consulter son planning à distance, depuis un mobile
Convention collective Syntec	Règles propres de forfait jours, de JRTT et de temps partiel à paramétrer

Forfait jours : au-delà de la déclaration, une obligation de suivi

S’il n’est pas nécessaire de compter les heures d’un cadre au forfait jours, l’employeur doit malgré tout effectuer un suivi pour justifier du nombre de jours travaillés, du respect des repos quotidien et hebdomadaire et de la tenue d’un suivi régulier de la charge de travail. Autant d’exigences difficiles à respecter avec un simple tableur qu’on remplit en fin de trimestre, par exemple.

L’outil de gestion des temps, en revanche, produit ce suivi au fil de l’eau, en transmettant des alertes quand un consultant approche du plafond de jours ou quand ses repos ne sont pas respectés. La donnée existe le jour où elle est demandée, en contrôle comme en contentieux.

Définir la maille d’imputation avant de choisir l’outil

Par client, par projet, par tâche : à vous de choisir votre mode d’organisation pour simplifier le pilotage – et le remplissage des feuilles de temps du côté des consultants.

Car il ne faut pas l’oublier : si vos consultants doivent dérouler des dizaines de lignes de tâches pour déclarer quelques heures, ils risquent d’abandonner rapidement et l’adoption de votre nouvel outil ne sera finalement pas satisfaisante.

Limitez la liste visible aux missions sur lesquelles chaque consultant est réellement staffé :
Déployez un préremplissage depuis le planning, le consultant n’aura plus qu’à corriger ;
Autorisez la déclaration en pourcentage pour ceux qui se répartissent sur plusieurs projets.

Vos usages vont également impacter vos choix : si la donnée vous sert uniquement à facturer, par exemple, l’imputation par projet suffit. Mais si vous avez besoin de savoir quelle phase d’une mission consomme la marge, il faut descendre à la tâche, et accepter d’outiller le surcoût de saisie qui va avec.

Le taux de remplissage et le délai de saisie : des enjeux décisifs

Le délai de saisie compte autant que le taux de remplissage. En effet, si les temps sont déclarés 3 semaines plus tard par exemple, des risques d’incohérences vont se matérialiser. C’est la raison pour laquelle une saisie hebdomadaire le vendredi, avec relance automatique, reste recommandée pour obtenir une donnée plus fiable.

Bien évidemment, le taux de remplissage doit être le plus proche possible des 100 % pour un pilotage efficient, d’où l’intérêt de choisir une solution adaptée à votre organisation et facile à utiliser pour les collaborateurs.

Un logiciel de gestion des temps et activités (GTA) comme e2Time s’adapte parfaitement aux besoins des cabinets de conseils et sociétés de services, mais pas que. On l’utilise par exemple volontiers dans les établissements publics, là où plusieurs règles peuvent cohabiter en matière de gestion du temps de travail – mais aussi dans l’industrie, avec des contraintes spécifiques qui sont là aussi très bien prises en charge par la solution.

De la saisie des temps au pilotage économique : comment la GTA facilite-t-elle la prise de décision

Premier écart à mesurer : celui entre occupation et facturable. Un consultant occupé à 100 % peut être facturable à 70 %, le reste partant en avant-vente, en formation, en interne ou en intercontrat. C’est cet écart qui explique une marge décevante sur un trimestre où tout le monde semblait pleinement occupé.

En comparant ensuite la rentabilité prévisionnelle et réelle de chaque mission, la direction dispose d’une base pour ajuster les taux journaliers et répartir les consultants. Ici, une mission dont le réalisé dépasse de 20 % le planifié apparaît dès la mi-parcours, quand il reste encore de la marge de manœuvre.

De plus, cette même donnée alimente les arbitrages de recrutement : une charge durablement supérieure à la capacité sur une expertise donnée se lit dans les tableaux de bord, avant de se traduire en missions refusées.

Outiller le suivi des temps par projet

Le module Gestion de Projets d’e2Time produit une feuille de temps croisée par collaborateur, par projet et par tâche, avec déclaration en durée ou en pourcentage, et un tableau de bord de charge qui compare planifié et réalisé sur chaque mission. Le paramétrage prend en charge les spécificités du forfait jours : jours travaillés, jours de repos, demandes de rachat, alertes de dépassement. La saisie se fait depuis l’application mobile en clientèle.

Sur un projet GTA, les consultants Sigma cadrent les règles Syntec, la maille d’imputation et les interfaces avec vos outils de facturation et votre logiciel de paie, puis forment vos équipes.

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Gestion des temps en cabinet de conseil, ESN et ingénierie : piloter le temps par activité et par projet