Résumé : une gestion des notes de frais plus efficace, c’est possible

Mobilisant à la fois les équipes RH, comptables et les collaborateurs, la gestion des notes de frais peut être optimisée via la digitalisation, levier de sécurisation des flux, de fiabilisation des données et de réduction des coûts administratifs.

Digitalisation et automatisation : l’adoption de technologies comme l’OCR (reconnaissance optique de caractères) permet de transformer un simple ticket en donnée numérique instantanément. On supprime les ressaisies manuelles et on accélère le cycle de remboursement dans le même mouvement.
Centralisation et intégration au SI : l’outil de gestion doit idéalement communiquer avec le SIRH et la paie. Cette approche unifiée évite les doubles saisies et facilite le pilotage financier global.
Accompagnement des utilisateurs : la réussite du projet dépend de l’adhésion des équipes. Des formations adaptées (présentiel, tutoriels vidéo) garantissent une prise en main rapide et un meilleur retour sur investissement.
Définition d’une politique claire : l’intégration de règles internes (plafonds, types de dépenses) directement dans la solution permet d’automatiser les contrôles et de bloquer les tentatives de fraude ou les dépassements dès la saisie.

Parmi les tâches chronophages et complexes qui pèsent volontiers sur l’organisation des entreprises, la gestion des notes de frais occupe une place sensible. Celle-ci implique à la fois le collaborateur, le service RH et la comptabilité.

S’il s’est longtemps appuyé sur des supports papier, ce processus de gestion a tout intérêt à être digitalisé pour réduire le temps de traitement, diminuer le coût administratif lié et limiter autant que possible les risques d’erreur ou même de fraude. Afin d’améliorer efficacement cette gestion, découvrez quelques conseils et leviers clés.

Les leviers pour optimiser la gestion des notes de frais

1. Digitalisation et automatisation des processus

La première étape consiste, sans surprise, à digitaliser le processus de bout en bout : dématérialisation des justificatifs, automatisation des saisies et des validations, mais aussi archivage électronique sécurisé.

Avec sa technologie OCR, la solution Silae va permettre, par exemple, de scanner un ticket en quelques secondes via smartphone. Ensuite, la solution extrait automatiquement les données, catégorise les dépenses et génère les rapports sans ressaisie : de cette manière, on réduit considérablement le temps de gestion.

Exemple concret : un commercial en déplacement photographie son reçu via l’application mobile Silae dès la sortie du restaurant. Automatiquement, les montants et informations clés sont remontés et la note de frais est générée. Celle-ci peut être validée rapidement par le responsable, afin de lancer le remboursement en quelques jours. Ensuite, l’ensemble des documents pourra être archivé électroniquement, avec valeur probante juridique.

2. Centralisation et intégration au SI

Si la digitalisation de la gestion des notes de frais représente déjà une belle opportunité, celle-ci doit idéalement s’accompagner de la centralisation des aspects saisie et validation avec le SIRH, la paie et la partie comptable.

Dans cette optique, le choix d’un outil comme Silae paraît salutaire. En effet, celui-ci permet de relier notes de frais, paie et workflow RH. Logiquement, on parvient à supprimer les doubles saisies, tout en bénéficiant d’une approche qui facilite l’analyse et le pilotage d’une manière générale.

Pour bien choisir votre outil de gestion des notes de frais, n’hésitez pas à vous appuyer sur une grille de critères complète : coûts, fonctionnalités, ergonomie, support, sécurité. Appuyez-vous sur un accompagnement global pour construire votre cahier des charges, choisir la bonne solution et vous assurer d’avoir un paramétrage optimisé pour vous.

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3. Formation et accompagnement des utilisateurs

Aussi essentielle soit-elle, la digitalisation et la centralisation des processus ne suffit pas pour une gestion des notes de frais parfaitement efficace. En effet, tous les utilisateurs doivent être formés aux nouveaux outils pour en tirer pleinement profit.

Afin de bien former les équipes, il est tout à fait possible de s’appuyer sur plusieurs formats différents : des sessions en présentiel et en distanciel, des tutoriels vidéo et même des collaborateurs plus expérimentés qui accompagnent les novices. Plus la prise en main des nouveaux outils sera rapide, meilleurs seront les ROI ensuite.

4. Définition claire de la politique et des règles

Au-delà des outils, la gestion des notes de frais doit s’accompagner de règles claires et transparentes : fixez une politique de frais précise (plafonds, nature des dépenses, circuits de validation). Diffusez-la largement et intégrez-la directement dans l’outil de gestion, pour automatiser les contrôles et limiter les abus.

Silae intègre le paramétrage sur-mesure de règles internes. De cette manière, si un collaborateur tente de déclarer un restaurant hors plafond, une alerte est automatiquement émise avec proposition automatique d’un remboursement partiel.

Sigma vous offre un accompagnement global et sur-mesure dans le déploiement de Silae pour la gestion de la paie et la dématérialisation de vos notes de frais.

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La digitalisation des notes de frais : des bénéfices directs et des ROI mesurables

La digitalisation des notes de frais par l’intermédiaire d’un outil 100 % SaaS comme Silae permet un accès web ou mobile simple 24h/24 et 7j/7.

Les justificatifs papiers sont remplacés par photographies, stockées dans un coffre-fort numérique conforme, afin de répondre efficacement aux obligations légales tout en supprimant la corvée du papier.

Ce genre de solution offre d’autres avantages comme la gestion multi-devises avec taux de change automatique ou encore les remboursements kilométriques et exportations comptables automatisées, entre autres.

Autre point fort lié à la digitalisation : la traçabilité totale. Avec un outil de gestion des notes de frais 100 % numérique, tous les frais sont catégorisés et analysés. De cette manière, les gestionnaires RH disposent de tableaux de bord et de rapports prédictifs utiles pour mieux piloter les coûts, contrôler les flux et anticiper les dérives.

Réussir la digitalisation des notes de frais : nos conseils incontournables !

Adoptez la règle des scans systématiques : dès la dépense engagée, incitez le collaborateur à photographier et téléverser le reçu, pour éviter toute perte ou oubli.
Mettez en place des notifications et rappels : utilisez les alertes (fin de mois, veille de week-end) pour inciter à la saisie rapide et éviter l’accumulation de notes de frais en retard.
Automatisez les contrôles et workflows de validation : paramétrez les circuits dans l’application pour garantir fluidité, rapidité et conformité, tout en préservant la traçabilité.
Analysez vos données : exploitez les rapports générés automatiquement pour repérer les axes d’optimisation (dépenses récurrentes, commerciaux à fort volume, anomalies ou doublons).

La digitalisation des notes de frais apporte des avantages indéniables. Mais elle doit s’accompagner d’une grande vigilance sur les enjeux de sécurité des données, respect du RGPD ou encore paramétrage cohérent avec les spécificités internes (catégorisation, circuits de validation, etc.).

C’est ici que la qualité de votre accompagnement prend tout son sens : mener un audit initial, envisager une phase de paramétrage sur-mesure et la formation des collaborateurs, toutes ces étapes restent primordiales et peuvent être assurées par vos interlocuteurs Sigma.

Comité de rédaction Sigma