De plus en plus d’entreprises optent pour des logiciels et ERP SaaS, qui sont moins contraignants que les solutions on-premise. Avec ce format, par exemple, le client n’a ni hébergement à gérer ni maintenance à prévoir : toute cette partie est prise en charge par l’éditeur. Quels sont les avantages de choisir un ERP SaaS et pourquoi cette option est-elle de plus en plus populaire ?

Un logiciel en mode SaaS, comment ça marche ?

L’acronyme SaaS (Software as a Service) désigne un logiciel vendu comme un service. De cette manière, n’importe quel collaborateur de l’entreprise peut accéder au logiciel, via tout support connecté à Internet (ordinateur, tablette ou même smartphone).

S’il est bien évidemment possible de déployer un ERP SaaS dans un système d’information, on peut choisir ce format sur un large panel de logiciels : logiciels de gestion RH et solutions de paie, TMS et WMS, CRM, et bien plus encore.

Avec le format SaaS, plusieurs modes de facturation sont possibles. Le plus souvent, les entreprises optent pour un abonnement mensuel ou annuel. Ce format offre une visibilité complète et rassurante sur les dépenses à venir. De plus, l’entreprise cliente peut ajuster son abonnement en fonction de ses besoins en nouvelles fonctionnalités, permettant à l’outil d’évoluer de manière totalement flexible à moyen et long terme.

D’un point de vue technique, le logiciel SaaS est hébergé par son éditeur sur un serveur cloud externe. Les mises à jour sont faites régulièrement par cet éditeur, qui s’occupe également de toute la partie maintenance. Du côté de l’entreprise cliente et des utilisateurs, il n’y a aucune maintenance et aucune mise à jour à prévoir : le fournisseur s’occupe de tout.

Grâce à ce mode de fonctionnement, un logiciel SaaS peut être déployé assez rapidement dans tous les écosystèmes. Bien sûr, ce délai de déploiement peut varier en fonction de la complexité du projet : l’intérêt, ici, va être de pouvoir s’appuyer sur un accompagnement de qualité dès l’élaboration du cahier des charges, jusqu’à la formation des équipes une fois le nouvel outil en place.

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Quels sont les avantages d’un ERP SaaS pour votre entreprise ?

La rapidité de déploiement

Le temps de déploiement est généralement un vrai frein qui décourage les entreprises de changer de solution ERP. En effet, tout déploiement chronophage coûte aussi de l’argent, et peut engendrer des problèmes organisationnels plus ou moins importants (interruptions de services, pertes de données, etc.).

Avec le format SaaS, le déploiement est logiquement très rapide, car il n’y a aucune intervention matérielle à prévoir. Cependant, un temps de paramétrage reste nécessaire : sa durée varie selon les contraintes du projet. Quoi qu’il en soit, le déploiement d’un ERP SaaS sera toujours plus rapide et moins sujet aux imprévus.

La simplicité de gestion et l’évolutivité

Le choix d’un ERP SaaS permet aux entreprises d’utiliser un nouveau logiciel sans installer de serveur et sans gérer toute la partie maintenance. Avec les versions on-premise, beaucoup d’entreprises en viennent à utiliser des logiciels vieillissants, parce que les mises à jour sont trop complexes et qu’elles sont facilement retardées.

Avec un ERP SaaS, toutes les mises à jour sont faites en temps et en heure. Non seulement c’est beaucoup moins contraignant en termes de maintenance, mais cela permet aussi de garantir une conformité réglementaire optimale, quelles que soient les évolutions.

La sécurité

Le choix d’un ERP SaaS constitue aussi une excellente stratégie cyber. En effet, sécuriser un ERP on-premise va nécessiter des investissements importants, et parfois même des équipes sur place.

Avec un ERP SaaS, tout est inclus : chaque utilisateur bénéficie d’un accès sécurisé à son compte. En parallèle, les administrateurs peuvent attribuer des rôles différents à chacun, en fonction des permissions qu’ils souhaitent accorder.

Ce format permet de retirer plus simplement les accès d’une personne qui démissionne, ce qui constitue un argument supplémentaire en termes de sécurité.

Il est important d’avoir à l’esprit que les éditeurs de logiciels respectent des règles très strictes en matière de sécurité des données et utilisent volontiers les outils les plus performants du marché. En version on-premise, peu d’entreprises peuvent se permettre d’investir dans des solutions cyber aussi performantes, d’où l’intérêt de favoriser le SaaS pour sécuriser les données.

L’aspect financier

Un ERP SaaS sera incontestablement plus économique qu’un logiciel on-premise, grâce à des coûts de déploiement faibles couplés à l’absence de besoins en termes de matériel et d’infrastructure.

L’abonnement proposé par l’éditeur de logiciel intègre toutes les dépenses, de la mise à disposition du logiciel jusqu’à la maintenance, en passant par les mises à jour et les protections cyber. De plus, il convient de préciser qu’un logiciel SaaS est considéré comme une charge de fonctionnement dans un bilan comptable. De cette manière, les dépenses associées sont automatiquement déductibles du compte de résultat.

Les dépenses d’un ERP SaaS sont étalées dans le temps, offrant une visibilité optimale sur les montants à engager. Le prix peut être amené à évoluer en fonction de critères concrets, comme le niveau d’utilisation (plus ou moins de fonctionnalités) et le nombre d’utilisateurs. En toute logique, le SaaS s’impose comme un choix bien moins dangereux que celui d’un logiciel installé on-premise, par l’intermédiaire de ses coûts fixes et prévisibles.

L’accessibilité / la mobilité

Qu’il s’agisse de la politique de télétravail ou même du travail avec différentes agences sur plusieurs sites, les entreprises ont besoin de s’adapter à la mobilité des équipes. Là encore, le SaaS offre de vrais arguments : les logiciels sont accessibles de n’importe où, et bien souvent on peut aussi configurer des accès mobiles.

L’interfaçage

Les outils SaaS possèdent volontiers des connecteurs natifs qui permettent un interfaçage simple et efficace avec les autres outils présents dans le système d’information de l’entreprise (gestion comptable, RH, CRM, stocks, etc.). Dans tous les cas, de nouvelles connexions peuvent être créées pour permettre aux outils de communiquer entre eux, centraliser les données et optimiser autant que possible les processus. Faites-vous accompagner par un éditeur / intégrateur de logiciels expert, capable de vous aiguiller sur toute la partie interfaçage, pour tirer pleinement profit de votre nouvel outil.

Les logiciels SaaS ne sont plus une option : de très nombreuses entreprises les choisissent pour leurs coûts attractifs, leur évolutivité, leur modularité ou encore leur sécurité. Faites confiance à Sigma pour déployer dans votre écosystème les meilleurs outils, et vous accompagner de A à Z dans leur paramétrage et leur adoption : contactez-nous !