Un établissement d’enseignement, une collectivité ou un EPCI réunit sous le même toit des populations dont les règles de temps de travail n’ont presque rien en commun : enseignants sur calendrier scolaire, personnels administratifs et techniques sur droit commun, agents statutaires soumis à leurs propres règles.

Dans ce type de contexte, votre projet de gestion des temps sert d’abord à traiter ces populations dans un même outil (logiciel de Gestion des Temps et Activités, GTA), chacune selon ses règles.

Gestion des temps : les règles propres au secteur public

Les spécificités des règles du secteur public en matière de gestion des temps
Spécificité	Ce qu’elle exige de votre GTA
Populations aux règles différentes dans une même structure	Des profils de planification distincts, sans forcer tout le monde dans un même modèle.
Calendriers spécifiques : rythme scolaire, vacances, examens	Des cycles et des périodes de référence paramétrables, indépendants du calendrier civil.
Règles statutaires de la fonction publique	Un paramétrage propre, distinct des règles du droit privé.
Systèmes d’information souvent imposés	Une capacité d’interfaçage avec l’outil existant.
Nombreux temps partiels	Un calcul au prorata fiable sur chaque compteur.

Faire coexister des populations aux règles différentes

Dans les établissements de ce type, les pratiques diffèrent souvent d’une structure à l’autre, voire d’un service à l’autre : ici un tableur partagé, là un cahier de présence, ailleurs un formulaire papier. Chacune de ces pratiques fonctionne localement, mais l’information devient inexploitable dès qu’il faut consolider.

L’objectif d’un projet de GTA est donc double : donner à chaque population un mode de fonctionnement qui respecte ses règles, et produire une vision consolidée des temps, des activités et des absences au niveau de la structure.

GTA dans le secteur public : quels critères intégrer au cahier des charges ?

L’hébergement et la localisation des données. Le lieu d’hébergement, les sous-traitants éventuels et les engagements de disponibilité.
L’interopérabilité avec le système existant. Si votre système d’information est imposé au niveau statutaire, décrivez les flux attendus, leur format et leur fréquence, plutôt que de demander une « compatibilité » générique à laquelle tout le monde répondra oui.
L’accessibilité numérique. Un outil utilisé par des agents relève des obligations applicables aux organismes publics.
La reprise des données et la formation. Le volume repris, les périodes concernées et le nombre de sessions prévues, chiffrés dans l’offre et non renvoyés à une phase ultérieure.
La réversibilité des données. Le format d’export, le périmètre exporté (historiques de pointage, compteurs, circuits de validation) et le délai de mise à disposition en fin de contrat.

Les données de temps au regard du RGPD

Les pointages et les motifs d’absence sont des données personnelles. 3 points à traiter avant le démarrage :

La durée de conservation des données de pointage et des historiques, fixée et documentée.
L’information des agents sur ce qui est collecté, par quel moyen et pour quelle finalité, en particulier si un pointage géolocalisé est envisagé.
La restriction des accès par périmètre : un manager voit son service, le service RH le sien, et les motifs d’absence relevant du secret médical ne remontent pas dans les écrans de planification.

Quand déployer une nouvelle solution GTA ?

Votre bascule ne peut pas tomber à n’importe quelle période de l’année.

Dans l’enseignement, vous allez privilégier la période de l’été, sachant que les compteurs doivent être repris à une date cohérente avec le calendrier de référence. Dans les collectivités, la clôture budgétaire et les périodes de forte absence contraignent le calendrier autant que la disponibilité des équipes.

Fixer cette fenêtre dès le cadrage vous évite de découvrir en cours de projet qu’aucune date ne convient, et de reporter le démarrage d’une année entière.

Outiller la gestion des temps dans ce contexte

Sigma accompagne les collectivités et les acteurs du logement social de longue date, et connaît les contraintes de leurs systèmes d’information : outils imposés, marchés publics, exigences de réversibilité.

Le paramétrage avancé d’e2Time permet de faire coexister des profils de planification très différents dans un même outil : temps partiels, forfaits, cycles particuliers, calendriers propres à un établissement. Le paramétrage par site applique les règles locales tout en conservant une lecture consolidée au niveau de la structure.

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Questions fréquentes

Une GTA peut-elle gérer un calendrier scolaire ?

Oui. Les profils de planification paramétrables permettent d’adapter les cycles et les périodes de référence au calendrier propre à chaque établissement.

Une GTA peut-elle s’adapter aux règles statuaires du secteur public ?

Oui. Les règles se paramètrent par population, ce qui permet de traiter agents statutaires et personnels de droit privé dans le même outil, chacun selon son régime.

E2Time s’adapte d’une manière générale à toutes les typologies d’organisations : publiques et privées, industrielles, sociétés de conseil, quelle que soit la convention collective et quelles que soient les règles propres au secteur.

Faut-il remplacer le système d’information existant ?

Non. La solution e2Time s’interface avec l’outil en place et importe automatiquement les congés et absences, ce qui répond au cas des systèmes imposés au niveau statutaire. Elle peut également être connectée à votre logiciel de paie par API pour un export automatisé, sans ressaisie.

Que doit prévoir le cahier des charges sur la réversibilité ?

Le format d’export, le périmètre exporté (historiques de pointage, compteurs, circuits de validation) et le délai de mise à disposition en fin de contrat.

Un logiciel de gestion des temps et activités doit-il être conforme au RGAA ?

Un outil utilisé par des agents d’un organisme public relève des obligations d’accessibilité numérique. Demandez la déclaration de conformité et le taux de conformité au moment de la consultation.

Peut-on gérer plusieurs établissements avec des pratiques différentes ?

Oui. Le paramétrage par site permet de conserver les spécificités locales tout en produisant une vision consolidée au niveau de la structure.

Comité de rédaction Sigma

Gestion des temps dans l’enseignement et le secteur public : faire coexister des règles hétérogènes