Quels leviers pour optimiser la paie ?

Conformité légale, prise en compte de toutes les variables de paie : la gestion de la paie fait face à plusieurs défis… Et puisque certaines erreurs peuvent coûter cher, toutes les options permettant d’associer efficacité, rapidité et fiabilité intéressent les départements RH !

Sans automatisation des processus, les gestionnaires de paie doivent collecter des données et éditer de nombreux documents, avec des risques d’erreur humaine toujours importants. De plus, pour respecter cette conformité, une veille juridique permanente reste incontournable.

Quelles solutions existent pour fiabiliser et simplifier la gestion de la paie en entreprise ? Comment tirer pleinement profit d’un logiciel de paie ou d’une externalisation ?

Homme regardant des fiches de paie

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Automatiser les tâches récurrentes, pour une gestion de paie plus simple

Particulièrement chronophage, la gestion de le paie implique plusieurs tâches différentes :

  • La collecte de l’ensemble des éléments variables (arrêts de travail, congés payés, heures supplémentaires, etc.)
  • Le calcul des salaires en fonction des informations collectées
  • Le contrôle de la paie et la vérification de la conformité des bulletins de salaire
  • L’édition des fiches de paie
  • Le stockage et la mise à disposition des bulletins de paie
  • La déclaration unique normative (DSN) qui transmet les informations requises aux différents organismes tels que l’URSSAF, les caisses de retraite et de prévoyance, etc.

Pour simplifier toutes ces tâches, l’automatisation de la paie, rapide à déployer avec un logiciel spécifique, apporte de nombreux avantages :

  • Collecter et regrouper automatiquement toutes les données sur la paie
  • Dématérialiser l'édition des fiches de paie en conformité avec le RGPD
  • Réduire les erreurs liées aux éléments variables de paie
  • Réduire les coûts de traitement des processus de paie, notamment en éliminant la collecte manuelle, la saisie et le contrôle
  • Gagner du temps : les collaborateurs du service RH peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Simplifier l’édition des reportings RH

Face aux exigences de l’administration (bilan social, BDES ou encore index égalité hommes / femmes), les entreprises doivent récolter et organiser toutes les données nécessaires.

Non seulement votre logiciel de paie simplifie la gestion de vos obligations réglementaires, mais il permet aussi de suivre vos KPI via des tableaux de bord personnalisés… Pour un pilotage RH plus simple et des prises de décision éclairées

Déployer des processus de paie clairs et documentés

Qu’il s’agisse d’implémenter un nouveau logiciel chez vous ou d’externaliser la paie, identifiez et décrivez tous vos processus, afin que votre nouvel outil soit adapté à votre manière de travailler.

La dématérialisation et l’automatisation impliquent une redéfinition de certains process. Il s’agit d’une étape incontournable pour ensuite parvenir à améliorer le travail des collaborateurs. C’est pourquoi vous devez définir :

  • Le rôle et le processus propres à chacun
  • Les différentes étapes à respecter pour chaque tâche identifiée.

Bien connaître et définir ses processus, c’est se donner toutes les chances de mieux collaborer entre équipes, et d’être finalement plus efficaces.

S'assurer d'avoir toujours des données de paie à jour

Certaines données de paie évoluent. Pour éviter toute erreur, les données en question doivent être intégrées à temps. Les informations à traiter sont pour certaines liées à chaque salarié (taux de rémunération, avantages sociaux, etc.).

Ainsi, travailler avec un logiciel de paie qui prend en compte les spécificités des conventions collectives change la donne !

En parallèle, ces données doivent être en phase avec la réglementation. Et puisque la veille est un travail fastidieux, les logiciels Silae ou TeamsRH incluent une veille juridique continuelle, et se mettent à jour au gré des évolutions réglementaires, avec des évolutions logicielles respectant les normes réglementaires des RH.

Former les collaborateurs aux outils de gestion de paie

L’intégration de nouveaux outils en entreprise demande un temps d’adaptation. Pour que cette adaptation se passe bien, il faut organiser les formations qui s’imposent. En effet, s’il est important de bien définir les process et rôles de chacun, il faut aussi insister sur la maîtrise :

  • Des nouveaux processus déployés
  • De l’outil en lui-même.

Avec un bon accompagnement au changement, on engage la transition vers une gestion de la paie plus simple et fluide.

Se faire accompagner : intégration logicielle ou externalisation de la paie

L’idéal pour mettre en place une gestion de paie efficace est de se faire accompagner. Sigma, en tant qu'intégrateur de logiciel RH, peut vous aider à :

  • Faire un audit pour savoir quelle est la solution qui correspond à vos besoins : Silae ou Teams RH
  • Vous conseiller sur les processus et les méthodologies
  • Paramétrer et intégrer votre logiciel dans votre SI
  • Former vos collaborateurs
  • Vous assister à chaque étape de l'utilisation du logiciel, grâce un support interne spécialisé dans les problématiques de la paie

Cet accompagnement par Sigma peut aller jusqu’à une externalisation de la paie. Vous souhaitez offrir à vos équipes RH plus de temps pour leurs tâches à forte valeur ajoutée ? Alors, optez pour une paie externalisée et décuplez votre productivité. Avec ce mode de fonctionnement, vous améliorez significativement la maîtrise des dépenses et la gestion des changements législatifs. Pour couronner le tout, Sigma se charge de la veille légale et réglementaire.

Avec une expérience de plus de 50 ans dans les domaines RH et paie, Sigma est le partenaire idéal pour vous accompagner :

  • Dans l’externalisation totale de la paie : vous aurez seulement à transmettre les documents nécessaires au gestionnaire de paie
  • Dans l'externalisation partielle de la paie : Sigma vous fournit l’outil permettant de créer et gérer vos bulletins de paie. Cependant, l’édition de vos fiches de paie reste à votre charge

Pour découvrir nos différentes solutions et le tarif de l’externalisation de la paie, contactez-nous dès maintenant.

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