L'ERP au service de la fonction finance

Centrale d'informations et de prise de décisions, l'ERP pour Enterprise Resource Planning ou PGI pour Progiciel de Gestion Intégré, est aujourd'hui un élément fondamental de la transformation digitale dans la fonction finance. Jusqu'ici prisé essentiellement par les grands groupes, l'ERP montre aussi tout son intérêt dans les entreprises de moindre taille, mais soucieuses de mettre en place les leviers d'une gestion maîtrisée. Pour cela, un élément doit dans tous les cas être pris en compte : les aspects collaboratifs de l'ERP, indissociables des nouveaux modes de travail. 

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Rappel : qu’est-ce qu’un ERP ou PGI ?

Un ERP centralise toutes les données entrantes et sortantes d’une entreprise et se met à jour automatiquement. Il peut permettre le suivi de manière transversale de différents modules comme :

  • la gestion des stocks
  • la gestion commerciale (cycle de vente)
  • les devis et les factures
  • la comptabilité
  • le suivi de production
  • la relation client/fournisseur
  • le service marketing
  • les ressources humaines

Selon ses besoins, une entreprise peut choisir d’intégrer à son ERP des modules adaptés et ainsi de moduler son abonnement. A noter : on parle d’un ERP vertical ou horizontal. Un ERP vertical est spécifique à un secteur et répond donc à ses besoins précis et à ses enjeux. Un ERP horizontal est quant à lui plus généraliste, mais offre une couverture de fonctionnalités généralement plus large.

Les avantages d’un ERP pour la fonction finance

Dans un ERP, chaque action entre automatiquement en compte dans les autres modules, favorisant la gestion globale, le gain de temps et la productivité de l’entreprise. Pour la Direction des Affaires Financières (DAF) cet outil apporte en outre une vigilance accrue et permet une prise de décisions rapide, même à partir de signaux faibles. Dans son ensemble, l’ERP est aussi l’outil qui sert au reporting, bénéficiant par conséquent d’une meilleure maîtrise de l’information

Plus largement, un ERP entraîne l’homogénéisation des données et par conséquent la fin des outils dispersés pour chaque service, autrement dit une organisation en silos peu propice à la croissance. En somme, un ERP est avant tout un dispositif qui doit mener à la collaboration entre les équipes.

De l’ancien ERP à l’ERP intuitif 

Comme de nombreuses solutions logicielles à leurs débuts, les premiers ERP – il y a déjà une vingtaine d’années – apportaient des solutions métier, notamment auprès du DAF, mais n’étaient pas optimums pour les utilisateurs. Or aujourd’hui, l’expérience utilisateur des outils est un élément différenciant qui permet d’entraîner l’intégration de l’ERP dans les habitudes de travail. Si bien qu’aujourd’hui, les ERP modernisés, appelés ERP intuitifs, ne nécessitent pas des heures de formation avant de pouvoir maîtriser leurs fonctionnalités.

Mais, contrairement à ce que l’on peut croire, cet usage facilité n’est pas qu’esthétique. Les données sont plus lisibles, compréhensibles et par conséquent utiles pour les tâches à plus forte valeur ajoutée que sont l’analyse et le contrôle de gestion. Celles-ci étant désormais possibles grâce à l’automatisation apportée par un ERP.

Pourquoi un ERP doit-il être collaboratif, a fortiori pour la fonction finance ?

Aujourd’hui les directeurs financiers et leurs équipes sont au cœur de la stratégie de l’entreprise et leurs reporting servent de boussole. La crise sanitaire a par ailleurs été un tournant dans la gestion de la trésorerie d’un côté, et dans la transformation digitale de l’autre. Les DAF sont ainsi les services qui sont le plus souvent en avance sur les autres quant au choix de solutions informatiques propres à leurs besoins.

La transformation digitale du DAF : une évidence

La transformation digitale, qui suppose quant à elle la collaboration, quel que soit le lieu de travail grâce au Cloud, n’a pas été un changement majeur pour la fonction finance. Et pour cause, selon une étude parue après les confinements « Looking Past Covid-19 : Five Critical Messages for CFOs » par The Hackett Group en 2020, et citée par les Échos, 88 % des DAF l’avaient enclenchée avant la crise sanitaire et 96 % prévoyaient de le faire dans un horizon de 1 à 2 ans.

La collaboration des métiers finance avec d’autres services : un passage obligé sur les ERP

Le télétravail n’a donc pas été le déclencheur des outils collaboratifs mais, d’une certaine manière, un facilitateur pour le faire adopter par les équipes. Dans le cadre des ERP, la collaboration s’inscrit comme un facteur essentiel de performance sur la chaîne de valeur. Mais qui dit ERP collaboratif dit obligatoirement Cloud, sur lequel repose la possibilité de travailler en simultané, d’échanger et de stocker les données.

La sécurité d’un ERP collaboratif pour la fonction finance 

Une solution en SaaS sur le Cloud, opérable depuis n’importe quel terminal relié à Internet, peut néanmoins interroger les DAF quant à la sécurité de données ultra-sensibles et plus largement à leur intégrité.

La sécurité des ERP collaboratifs sur le Cloud demande dès lors de faire appel à une entreprise d’infogérance afin d’être accompagné de manière globale vers une transformation digitale qui prend en compte l’ensemble des aspects de sécurité et de performance. Cela inclut la disponibilité garantie de l’ERP grâce à des experts qui prennent en charge l’hébergement et la gestion de l’outil informatique, ainsi que sa protection contre les cyberattaques. 

Ajoutons que le Cloud ne génère pas de risques de sécurité plus élevés qu’un logiciel qui reste dans les locaux de l’entreprise. Lorsque les données sont suffisamment protégées et décentralisées, elles sont moins exposées que sur des postes de travail où même les sauvegardes ne sont pas à l’abri du vol ou des accidents.  

Un outil de gestion globale tel qu’un ERP nécessite l’apport de modules collaboratifs afin d’accélérer la productivité et la performance. C’est aussi un moyen pour la Direction Finance de souder ses équipes autour d’un même projet et de s’ouvrir aux autres métiers pour plus d’efficacité. Des prévisions de budget jusqu’au service marketing, l’ERP s’inscrit ainsi dans les outils de la transformation digitale comme la colonne vertébrale de l’entreprise.

 

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