Mettre en place et / ou adapter les process à l’externalisation de paie
Quel que soit le niveau de sous-traitance choisi, vous devez pouvoir vous appuyer sur des process clairement définis, fiables et adaptés à vos besoins / outils pour une gestion de paie efficace, qui réduit autant que possible les risques de commettre des erreurs.
Par exemple, vous devez être en mesure de réunir chaque mois les éléments variables de paie nécessaires à l’établissement de toutes les fiches de paie (absences, congés payés, RTT, heures supplémentaires ou complémentaires, maladies, etc.) pour les transmettre à votre prestataire de paie.
Vous avez également besoin de vous appuyer sur des données fiables, afin d’éviter toute erreur nécessitant des corrections. Ne l’oubliez pas, ces erreurs peuvent entraîner un allongement des délais d’édition des bulletins de paie et du versement des salaires, mais aussi des erreurs de déclaration avec des rattrapages sur le paiement des charges sociales par exemple.
Une fois toutes les données collectées et authentifiées, vos process en place doivent permettre de les transmettre aux chargés de paie (en interne ou en externe, selon votre degré d’externalisation) qui vont les traiter et les communiquer aux organismes sociaux. Les logiciels de paie sont pensés pour simplifier les écritures / tâches de saisie et éviter au maximum les erreurs, mais cela ne dispense naturellement pas d’effectuer les contrôles requis une fois la paie éditée, pour éviter toute coquille et rectifier au plus vite la moindre erreur.
Attention : la mise en place de process de gestion de paie est une tâche exigeante, nécessitant un maximum de rigueur. Il ne faut pas oublier que plusieurs contraintes réglementaires impactent l’édition de la paie (déclarations sociales, conventions collectives, etc.), et que le moindre retard peut affecter sérieusement votre entreprise. Un retard dans le versement des salaires, par exemple, va générer des problèmes du côté des collaborateurs et peut vite avoir un effet « boule de neige » au sein des équipes.
Externalisation de paie : quels avantages et quelles limites ?
Les avantages de l’externalisation de paie
L’externalisation de paie se présente comme une belle opportunité, pour les entreprises qui font ce choix, de se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Un gain de temps précieux pour se consacrer à d’autres missions
- Un coût réduit en termes de personnel et de temps
- Des erreurs de saisie plus rares, une paie plus fiable
- Une conformité réglementaire garantie, grâce à une veille juridique et une veille sociale côté prestataire de paie
Les limites de l’externalisation de paie
Sur beaucoup de plans, l’externalisation de paie apporte des avantages significatifs aux entreprises qui font ce choix. Cependant, il convient de préciser que cette externalisation ne sera possible et bénéfique que si vous vous appuyez sur des processus de paie et de gestion du personnel autant fluides que fiables.
Il n’est pas rare de devoir repréciser ou même revoir complètement sa méthodologie en matière de paie au moment de choisir l’externalisation. Un mal pour un bien, car conserver de mauvaises habitudes dans la paie peut pénaliser sévèrement les organisations concernées !
