Rappel : quel est le rôle d'un ERP finance ?
Un système ERP (Enterprise Resource Planning), appelé en français PGI, pour « Progiciel de Gestion Intégré » est une solution informatique de gestion par modules. Les différents modules sont chacun adossés à un service, par exemple DAF, RH, production, vente, comptabilité, commercial, gestion client, marketing…
En parallèle, tous sont reliés à une seule et même base de données. C’est d’ailleurs cette lecture et ce traitement en commun des informations qui favorisent un meilleur échange entre les services et, de fait, une plus grande productivité. En outre, un bon ERP finance sécurisé peut séparer les tâches quotidiennes les unes des autres, tout en reliant les données qui doivent l'être. Il devient ainsi possible de réaliser des reportings approfondis, qui ne sont pas forcément orientés sur un seul et unique angle d'approche. Ainsi, l'ERP tient compte de tous les facteurs ayant un rôle sur le chiffre d'affaires, les pertes potentielles et de nombreux autres critères.
Mais la récolte et l'échange de données sensibles implique l'instauration de protocoles de sécurité au sein du logiciel, ceci pour préserver la data, et freiner toute action malveillante (intrusion, vol).
Finance : quel ERP choisir pour respecter les règles en termes de sécurité ?
Que l’ERP soit sur site ou sur le Cloud, l’entreprise et a fortiori le DAF doivent mettre en place des procédures de sécurité. Celles-ci ne se suffisent pas à elles-mêmes : elles doivent aussi reposer sur la sensibilisation et la formation de tous les utilisateurs. Néanmoins, pour favoriser la bonne application de toutes les règles, quelques mesures doivent s’imposer :
- Établissez une authentification de façon unique, simplifiée et rapide à travers un service SSO (Single Sign On) qui utilise des protocoles sécurisés.
- Mettez à jour régulièrement les postes de travail pour les logiciels ERP sur site. Pour cela, l'idéal reste de choisir une solution Cloud (SaaS) permettant l'application des correctifs sans action du côté des collaborateurs.
- Appuyez-vous sur un système de surveillance, qui peut être directement intégré au fournisseur du Cloud - ceci pour gérer les tentatives d'intrusion en temps réel, de manière proactive.
- Réalisez des audits réguliers pour vous assurer que toutes les procédures de sécurité sont respectées et que l'infrastructure SaaS soit à jour.
- Veillez à ce que les personnes qui accèdent aux informations sensibles aient des accès spécifiques et soient sensibilisées à la gestion de ces données (Type RGPD).
La traçabilité des procédures et données
Pour garantir la sécurité de vos données financières, choisissez un ERP finance sécurisé qui inclut l’historisation des données, autrement dit la traçabilité. De cette façon, chaque action (import de données depuis fichier externe, suppression ou modification d’une ligne) fait l’objet d’une entrée dans un journal avec le nom de l’utilisateur, l’heure de son action ainsi que les valeurs (valeurs initiales, valeurs modifiées).
De cette façon, vous pouvez suivre les démarches effectuées sur le système en temps réel. Ainsi, vous détectez facilement les éventuelles anomalies et, de fait, prenez les mesures correctives appropriées en temps et en heure.
Les processus de validation internes
Un ERP finance sécurisé peut vous permettre de gérer toutes sortes de processus de validation de documents, avec différents interlocuteurs (clients, fournisseurs, partenaires).
Par exemple, la signature électronique peut être directement implémentée. Cela permet de garantir que les informations soient toujours correctes et fiables. Avec ces processus, on s'assure que les données sont sécurisées ; tout en garantissant leur intégrité avant leur enregistrement.
En bref : quel ERP choisir pour respecter toutes les exigences de la finance en termes de sécurité ?
Vous vous demandez si vous utilisez bel et bien un ERP finance sécurisé ? Posez-vous les bonnes questions :
- Vérifiez que l'ERP est conforme aux normes de sécurité en vigueur. Dans cette optique, l’ISO 27001 (management de la sécurité de l’information) représente une excellente référence.
- Assurez-vous que l'ERP dispose d’une politique de sécurité solide et des contrôles de sécurité, comme les journaux d'audit.
- Demandez à votre prestataire des références de clients et des témoignages, pour vous assurer que l'ERP finance sécurisé vous offre toutes les garanties dont vous avez besoin.
- Vérifiez que l’ERP dispose d'une assistance technique et d'une maintenance régulière.
De votre côté, n'oubliez pas de contrôler votre ERP finance sécurisé de manière périodique. Afin de vous assurer qu'il continue de répondre à vos exigences en termes de sécurité, des tests ponctuels doivent être programmés.
Face aux risques qui concernent tout particulièrement les départements finance en termes de cybersécurité, le choix d’un ERP suffisamment protégé est essentiel. De même, la sécurité de l'ERP pour les DAF ne doit pas être considérée comme un projet à court terme. En réalité, il s’agit d’un processus continu, qui nécessite une attention constante de la part de la DSI et des métiers... mais aussi des mises à jour régulières !
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