NEOMA Business School mène divers projets avec le Groupe Sigma pour améliorer ses outils numériques. De quand date votre collaboration ?
Nos deux structures se connaissent bien puisque nous sommes partenaires depuis bientôt 14 ans. Présente à Reims, Rouen et Paris à travers ses 3 campus, NEOMA Business School a connu ces dernières années différentes transformations, qui ont nécessité notamment de rapatrier d’importants volumes de données. Sigma a accompagné chacune de ces évolutions, en nous permettant d’automatiser ce qui pouvait l’être et de gagner un temps précieux. La mise en place du Web-Engagement avec les bons à payer, il y a quelques années, a ainsi constitué pour NEOMA une « petite révolution ».
A quel niveau ?
Auparavant, pour l’engagement des dépenses de NEOMA, la majeure partie des étapes se réalisait de façon manuelle. Le Web-Engagement permet aujourd’hui de décentraliser la saisie de la demande d’achat, et le process qui en découle, au travers d’un portail Web. De la saisie du bon de commande jusqu’à la confirmation de cette commande, chaque étape du processus est ainsi tracée et donc facilitée. Web-Engagement contribue notamment à un meilleur suivi budgétaire (primitif, rectificatif, exécuté), tout en donnant plus d’autonomie aux responsables de chaque service. Un tournant pour nos équipes !
Parmi les outils métier, que vous utilisez au quotidien, figure aussi Linéa Finance. Que pensez-vous de cette solution de gestion financière ?
Au sein de NEOMA, nous sommes en effet 8 utilisateurs (contrôleurs de gestion, responsables comptables et DAF) de la suite logicielle Linéa Finance. Facile d’utilisation, cette solution conçue par Sigma est particulièrement intéressante pour effectuer de nombreuses extractions et assurer une bonne gestion de l’analytique. Centralisant l’ensemble des écritures quasiment en temps réel, Linéa Finance nous offre ainsi une meilleure vision de la situation comptable. Nous apprécions aussi la modularité de l’outil, qui permet d’intégrer des fonctionnalités supplémentaires si nécessaire
Pouvez-vous nous donner une ou deux illustrations ?
Fin août, nous avons par exemple mis en place une interface entrante afin de pouvoir intégrer des fichiers au format CSV. Cette option supplémentaire permet notamment de mieux gérer le paiement des bourses Erasmus, dont bénéficient nos étudiants. Outre cette fonctionnalité, des paramétrages ont été dernièrement réalisés pour rapprocher automatiquement les écritures bancaires de la comptabilité., nous travaillons enfin à la mise en place de la dématérialisation des factures en anticipant les échéances fixées par la Loi de finances 2020. L’ensemble de ces évolutions poursuivent toutes le même but.
Lequel ?
Il s’agit d’optimiser le temps, en supprimant les tâches sans valeur ajoutée. Scanner ou saisir manuellement telles ou telles données n’apportent rien à notre activité. D’où l’intérêt d’exploiter, et de s’appuyer sur les multiples fonctionnalités de Linéa Finance, pour se recentrer sur nos missions clés.
Comment vivez-vous la collaboration avec Sigma ?
