Organisme privé, association loi 1901 reconnue d’utilité publique, le MAD, autrefois appelé Union centrale des Arts décoratifs (UCAD) puis Les Arts Décoratifs, a été créé à Paris, il y a plus de 150 ans dans le sillage des Expositions universelles par des collectionneurs, des industriels et des artisans soucieux de la qualité des objets de la vie quotidienne.
Ces dernières années, vous avez fait évoluer vos outils de gestion comptable et financière. Pour quelle raison ?
Cette évolution s’inscrit dans une transformation globale de nos services. Ainsi, l’an passé, nous avons intégré un responsable juridique, un directeur administratif et financier, et étoffé le service informatique. Dans ce cadre, nous avions besoin de nous structurer davantage en nous appuyant sur des outils fiables et efficaces. Ce qui n’était plus le cas du logiciel comptable, que nous utilisions depuis 20 ans. Il nous fallait changer cet outil vieillissant.
Pour conduire ce changement, vous avez fait appel à Sigma. Dans quelles conditions a eu lieu la rencontre ?
Notre réflexion autour de ce projet a débuté en 2016, avec la refonte de notre cahier des charges, puis le lancement d’une consultation à laquelle ont répondu plusieurs prestataires informatiques. Parmi ces candidats, nous avons finalement retenu Sigma et sa suite Linéa Finance.
Permettant de centraliser les données financières, et de les intégrer directement dans le processus de compte, cette solution modulaire répondait à notre besoin. Pour notre suivi de budget, nous cherchions un logiciel qui puisse couvrir les différentes phases du process Achat, de la saisie de la commande jusqu’au paiement effectif. Le fait que Linéa Finance permette d’optimiser le process de facturation clients était également un plus pour la gestion du volet commercial (vente de photographies des collections, vente de catalogues, etc.).
Christine ETTING, Responsable des services financiers au sein du Musée des Arts Décoratifs à Paris
Quelles ont été les étapes de ce projet ?
Chaque strate de notre nouveau logiciel comptable et financière a été édifiée au cours de l’année 2016. Et ce, après une analyse approfondie des historiques et la réalisation d’un certain nombre de paramétrages. A partir de l’automne, tout était en place dans une version test et nous avons pu éprouver le processus, pendant 2 mois, de l’engagement des dépenses jusqu’au paiement de la facture. Une fois les réajustements nécessaires effectués, la mise en production de Linéa Finance a eu lieu le 1er janvier 2017.
Voilà 4 ans que vous utilisez la suite Linéa Finance. Quels gains en retirez-vous ?
La mise en place de cette solution a permis de dématérialiser un certain nombre d’opérations et de réduire les sources d’erreurs, de doublons, etc. auxquels nous exposait par exemple l’utilisation de documents Excel. Au-delà, Linéa Finance contribue à sécuriser davantage le process de facturation client.
Lors du premier confinement, nous nous sommes aussi rendus compte que posséder cet outil facilitait le travail à distance. Nous y avons gagné en sécurité et mobilité.
Comment qualifieriez-vous la collaboration avec Sigma ?
Leurs prestations d’accompagnement sont de haute qualité. Dans le cadre précis de ce projet, ils ont su prendre en compte nos besoins spécifiques, nos modes de travail, d’organisation, déjà existants et s’y adapter avec souplesse dans un processus parfaitement organisé. Nous apprécions la réactivité de ces professionnels, dont l’expérience chez Sigma ne se compte pas en semaines ou en jours. Le fait de pouvoir ainsi échanger avec les mêmes interlocuteurs, qui connaissent bien notre structure atypique, est très rassurant pour nous !
Quelles sont enfin les perspectives ?
Avec la création de l’exposition « Christian Dior, couturier du rêve », qui s’est tenue de 2017 à 2018, nous avons vécu une activité intense. Durant toute cette période, nous n’avons pas pu avancer sur Linéa Finance. 2020 nous a permis de nous reconcentrer sur les nouvelles fonctionnalités que nous désirions intégrer. C’est le cas du module « Marchés publics » en place depuis quelques semaines. Maintenant que nous possédons bien l’outil, nous allons pouvoir continuer à l’optimiser encore…