CALs : une meilleure souplesse dans les processus grâce à Vot’Imho

Vous utilisez Vot'imho depuis presque deux ans. Pourquoi avoir choisi cette solution ?

Sébastien Poulain : Tous les 15 jours, Lorient Habitat organise deux commissions d’attribution de logements (CAL), l’une sur Lorient et l’autre à Hennebont. Jusqu’à la pandémie de Covid-19, nous nous réunissions autour d’une table pour examiner les demandes et voter l’attribution des logements. Mais la crise sanitaire a changé la donne. Lors du premier confinement, nous avons dû gérer les CAL à distance en nous transmettant des fichiers Excel ou PDF. Or ce système rencontrait ses limites. D’où notre intérêt pour la solution Vot’ Imho, que la DSI et Sigma nous ont présentée durant cette période.

Quels sont les avantages de Vot'imho ?

Sébastien Poulain : Outre la sécurisation des échanges – un point clé puisque les dossiers discutés sont nominatifs -, l’intérêt de l’outil réside dans sa souplesse. Intégré dans Imhoweb, notre logiciel de gestion qui centralise les demandes locatives, Vot’ Imho permet d’organiser facilement les commissions à distance. Avec moins de contraintes d’organisation et de déplacements.

Pour les CAL en distanciel, nous n’avons plus par exemple à chercher le créneau qui convienne à tous. Il suffit de programmer le début du vote et sa clôture puis, chacun dispose de 48h pour voter en ligne. C’est un véritable avantage en périodes de vacances, où nous étions régulièrement confrontés à la problématique du chorum. Avec un risque, si le nombre de votants s’avérait insuffisant, d’avoir à décaler la CAL voire à l’invalider. Depuis l’adoption de Vot’ Imho, j’observe d’ailleurs que nos pratiques ont évolué.

Comment Vot'imho a pu faire évoluer les pratiques dans les CALs ?

Sébastien Poulain : Lors des CAL en présentiel, nous essayons de trouver des consensus et pouvons être influencés malgré nous par la vision d’un autre. Avec le vote à distance, on valorise davantage la décision individuelle prise en âme et conscience. Les deux sont finalement assez complémentaires.

Quelles fonctionnalités de Vot’ Imho appréciez-vous le plus ?

Sébastien Poulain : Vot’ Imho permet aux membres de la CAL de disposer de toutes les informations nécessaires concernant les logements pour lesquels ils doivent voter. Pour aider à la prise de décision, ils peuvent accéder notamment à divers documents détaillés (fiche CAL, données fournies par les demandeurs, etc.) via cet outil couplé à Imhoweb. À cela s’ajoute un fil de discussion, permettant de poser des questions, d’échanger entre membres de la CAL ou d’ajouter des éclairages nécessaires à la compréhension du dossier. Ces fonctionnalités nous sont très utiles.

Un mot, enfin, sur votre collaboration avec Sigma ?

Sébastien Poulain : Elle s’est très bien déroulée. De la prise en main de Vot’imho pour laquelle nous avons bénéficié d’une formation jusqu’au traitement par la suite de nos demandes, les équipes de Sigma ont toujours été à l’écoute. Nous comptons encore nous appuyer sur elles pour opérer les réajustements que nous projetons comme l’ajout, par exemple, d’un émargement numérique.

En parallèle, nous poursuivons notre réflexion afin de déterminer le meilleur usage de Vot’imho. Les CAL constituent un lieu de réunion, où les administrateurs apprécient de se retrouver. Il n’est donc pas question pour eux de passer au tout numérique - mais bien de prolonger l’organisation hybride, mise en place depuis 2020. Tout l’enjeu désormais va être de trouver le bon équilibre en termes de fréquence.