Dès 2024, la facturation électronique va concerner toutes les entreprises. Celles-ci devront être en mesure de recevoir et traiter les factures dématérialisées d’ici un an. La transmission, quant à elle, est attendue entre 2024 et 2026, en fonction de la taille des structures (les TPE et PME auront plus de temps pour s’adapter). Aussi avantageuse soit-elle, cette évolution mérite d’être anticipée dès maintenant : quelques conseils pour vous accompagner dans cette optique !
La dématérialisation des factures et de l’administratif en général fait partie des enjeux stratégiques de toutes les entreprises depuis maintenant plusieurs années. Très concrètement, quand on parle de facture électronique, on fait écho à la digitalisation de tout ce processus de facturation, de la création à l’archivage (transmission, réception et intégration incluses).
D’après un article paru sur lemondeduchiffre.fr en collaboration avec le CSA, plus d’une entreprise sur deux ignore le calendrier de la réforme sur la facturation électronique… Et 11 % des sondés savent définir le principe d’une facture électronique.
Facturation électronique : quelles sont les mentions obligatoires ?
Beaucoup d’entreprises ont la sensation de maîtriser le sujet de la facturation électronique… Et pensent qu’il suffit de transmettre et recevoir une facture en PDF pour répondre aux exigences réglementaires. Ce qui n’est évidemment pas le cas.
En effet, l’article 26 de la loi de finances rectificative du 16 août 2022 définit la facture électronique comme « une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. »
Dans un avenir proche, les factures émises devront systématiquement inclure les mentions obligatoires :
- le numéro SIREN,
- l’adresse de livraison des biens (si elle diffère de l’adresse du client),
- la mention de l’option pour la TVA sur les débits par le fournisseur, le cas échéant,
- l’information selon laquelle les opérations facturées sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services, ou comportent ces deux catégories d’opérations.
Facturation électronique : quelles dates retenir ?
Le déploiement de la facturation électronique – réception puis émission des factures – va s’opérer selon un calendrier prenant en compte la taille de l’entreprise :
- à compter du 1er juillet 2024 : réception pour l’ensemble des assujettis ;
- à compter du 1er juillet 2024 : transmission pour les grandes entreprises ;
- à compter du 1er janvier 2025 : transmission pour les entreprises de taille intermédiaire ;
- à compter du 1er janvier 2026 : transmission pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises.
Source : economie.gouv.fr
Dématérialisation des factures : le calendrier
Les DAF et autres professionnels concernés par cette transformation vont donc devoir rapidement compenser le « retard à l’allumage ». Déjà en place dans le cadre des marchés publics depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France va en effet devenir progressivement obligatoire entre 2024 et 2026.
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Avec plusieurs étapes clés dans cette transformation majeure (lire encadré « Quelles dates retenir ? »). La première d’entre elles est fixée au 1ᵉʳ juillet 2024. À partir de cette date, l’ensemble des entreprises – y compris les PME et TPE – devront être en capacité de recevoir des factures au format électronique. Puis elles devront être en mesure peu à peu d’assurer leur émission dans ce même format. Autant dire que le décompte est lancé !
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
La facturation électronique n’est pas toujours un sujet prioritaire dans les organisations… Pourtant, elle induit un certain nombre de bénéfices directs et indirects !
Médiateur des entreprises depuis 2016 auprès du Ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, Pierre Pelouzet en est convaincu. « Ce dispositif ne doit pas être vu comme une contrainte mais comme une opportunité pour les TPE-PME. La dématérialisation (…) est un outil formidable pour réduire notamment les retards de paiement », souligne-t-il.
Outre le gain sur ce volet stratégique que sont les retards de paiement – rappelons qu’une TPE/PME sur 4 en France fait faillite pour cause d’impayés -, le passage à la facturation électronique offre à l’entreprise bien d’autres opportunités :
- Renforcer sa compétitivité grâce à la dématérialisation administrative, ce qui permet des gains de temps et d’argent,
- Simplifier les démarches chronophages au travers notamment du pré-remplissage de la TVA,
- Faciliter le suivi des factures,
- Améliorer la connaissance de son écosystème en temps réel,
- Mieux piloter l’activité grâce aux données produites dans le cadre de la facturation électronique.
Dématérialisation des factures : comment la mettre en place ?
Pour se dérouler dans les meilleures conditions, le passage à la facturation électronique demande de respecter un certain nombre d’étapes clés.
- Communiquer sur le changement et sensibiliser les utilisateurs
- S’informer sur les obligations en fonction de la taille de son entreprise
- Identifier les acteurs (partenaires, fournisseurs, services, etc.) concernés par la transformation
- Dresser un état des lieux des différentes évolutions à réaliser
- Remettre à plat l’organisation de la facturation et de la comptabilité
- Choisir les solutions et outils les mieux adaptés (ERP Finance, opérateur et/ou plateforme de dématérialisation…)
Votre logiciel comptable, l’allié de la dématérialisation des factures
Afin de profiter pleinement des atouts de la facturation électronique, chacun doit s’y préparer rigoureusement. Pour cela, chaque entreprise doit initier un plan d’actions précis, à déployer de manière méthodique (lire encadré « Dématérialisation : comment la mettre en place ? »).
Au-delà de cette base méthodologique, il s’agit également pour chaque organisation d’identifier les outils les plus adaptés à mobiliser dans ce chantier de digitalisation des factures à la fois complexe et décisif.
Pouvoir s’appuyer sur les fonctionnalités d’un ERP Finance devient alors une vraie force. Permettant une gestion centralisée des différentes données fournisseurs, il facilite le traitement et le suivi des informations comptables. Avec une réduction à la clé des erreurs occasionnées par les saisies manuelles. De quoi répondre aux défis réglementaires, posés par la facturation électronique, et gagner encore en automatisation, sécurisation et optimisation de l’ensemble pour tous les flux de l’entreprise (comptables, financiers, métiers, etc.).
Plus d’infos dans la vidéo de l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État
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