Gestion des immobilisations en entreprise : définition
Une dépense peut être considérée comme une immobilisation financière sous 4 conditions :
- Son montant dépasse les 500 €;
- Il s’agit d’une dépense identifiable;
- Cette dépense est une source d’avantages financiers futurs pour l’entreprise ;
- Sa valeur économique est positive.
La gestion des immobilisations consiste donc à identifier les dépenses qui sont des immobilisations, puis effectuer les bons traitements chaque année. En effet, il existe un processus autour des immobilisations dont les étapes doivent être prises en considération au moment de faire les calculs (coût d’acquisition, calcul de l’amortissement comptable, dépréciation, cession).
Corporelle, incorporelle : les différents types d’immobilisation comptable
Une immobilisation corporelle est associée à une existence physique. Il peut s’agir d’un terrain, d’équipements achetés pour l’entreprise, de stocks ou encore de produits finis.
Une immobilisation incorporelle témoigne bien d’une valeur financière, mais elle n’est pas associée à un aspect matériel. Dans cette catégorie, on trouve les frais d’établissement, de recherche et développement, les fonds de commerce ou encore les licences de logiciels.
Enfin, une immobilisation financière est un actif monétaire de l’entreprise, à l’instar d’un titre de participation ou encore des cautions et dépôts.
Les actifs immobilisés, qui font partie du patrimoine de l’entreprise pendant une durée minimale d’un an, se différencient des actifs circulant (qui font partie de l’actif temporairement — stocks, créances, etc.).
Nos conseils pour une gestion des immobilisations efficace
Une bonne gestion des immobilisations contribue à optimiser le patrimoine de l’entreprise et peut même lui permettre de faire des économies significatives. À l’inverse, une mauvaise gestion peut engendrer des dépenses, sans compter les risques d’enfreindre les réglementations.
En effet, en cas de contrôle par les autorités administratives, des comptes mal tenus et/ou une gestion des immobilisations incorrecte engagent directement la responsabilité des dirigeants et des commissaires aux comptes de l’organisation.
Le fichier de gestion des immobilisations doit être fiable et à jour dans votre entreprise : évitez de regrouper des lignes d’achats divers. De plus, veillez à bien rattacher toutes vos dépenses accessoires à l’immobilisation dont elles dépendent réellement. Bien tenir ce fichier implique aussi de réaliser minutieusement chaque calcul d’amortissement, toujours dans l’optique de disposer d’une base d’informations saine. Car ne l’oublions pas, une base d’informations propre favorise la simplification des démarches et l’optimisation des rendements ainsi que celle de la trésorerie !
En outre, assurez-vous d’instaurer des procédures claires en matière de gestion des immobilisations. Par exemple, on recommande d’établir des règles d’évaluation, de comptabilisation et de capitalisation – mais également des process pour l’entrée et la sortie de chaque immobilisation dans le patrimoine.
Un bon logiciel de gestion des immobilisations va justement vous aider à disposer d’une base fiable, et accéder facilement à toutes les informations dont vous pouvez avoir besoin à chaque moment.
