1. Un logiciel de paie adapté à la taille de votre structure
Tous les logiciels de paie ne sont pas forcément conçus pour gérer des masses salariales similaires.
Si vous choisissez une solution trop peu robuste pour votre entreprise, vous risquez d’avoir des difficultés au paramétrage et à l’usage, voire même de vous trouver dans l’impossibilité d’utiliser le logiciel pour l’édition des bulletins de salaire. Par exemple, tous les programmes de gestion de paie ne sont pas forcément conçus pour du traitement de données massives : il faut le savoir avant de prendre votre décision.
À l’inverse, un logiciel de paie surdimensionné ne sera pas bénéfique non plus. En effet, vous allez très probablement sous-exploiter votre outil, supporter des coûts inutiles, et peut-être même avoir des difficultés d’utilisation.
2. La capacité à évoluer avec votre entreprise
Le meilleur logiciel de paie n’est pas forcément celui qui répond à tous vos besoins à l’instant T… Parce qu’il doit également être en mesure de s’adapter aux changements plus ou moins profonds qui vont affecter votre organisation ainsi que votre masse salariale.
Bien sûr, face à des mutations extrêmement importantes dans l’entreprise, il peut être nécessaire de migrer vers un nouvel outil paie et ressources humaines.
Mais dans la majorité des cas, les logiciels de paie s’adaptent aux changements qui vous concernent. Au moment de sélectionner votre propre solution, pensez à vous projeter sur les prochaines années, afin de savoir si vous prenez une décision réellement pérenne pour votre entreprise.
3. Un logiciel de paie en phase avec les évolutions légales & conventionnelles
Dans le domaine de la paie, les règles évoluent de manière très régulière. Par exemple, depuis le 1er juillet 2023, la rubrique « Montant net social » doit obligatoirement apparaître sur tous les bulletins de salaire.
Ponctuellement, les autorités peuvent décider d’une hausse du SMIC ou du plafond de la sécurité sociale. Dès lors qu’une telle évolution se matérialise, l’éditeur de votre logiciel de paie doit être en mesure de s’adapter, pour assurer la conformité de chaque bulletin de paie.
Certaines solutions de paie peuvent aller jusqu'à suivre et appliquer les évolutions des conventions collectives en temps réel. C'est le cas de Silae et Teams RH, qui incluent respectivement plus de 800 et environ 400 conventions différentes.
4. Une solution dont les fonctionnalités répondent à tous vos besoins
Un logiciel de paie regroupe toujours des fonctionnalités premières, qui constituent une sorte de socle :
- Réaliser des télédéclarations directes pour les déclarations sociales nominatives (DSN)
- Tenir compte des congés payés et absences de chaque collaborateur au moment d’éditer les bulletins de salaire – et de toutes les variables de paie
- S’actualiser automatiquement en fonction des nouvelles réglementations et conventions
- Effectuer régulièrement et de manière automatique des sauvegardes et mises à jour.
Mais le meilleur logiciel de paie pour vous doit aussi incorporer des fonctionnalités utiles dans votre organisation. Par exemple, les entreprises de plus 50 collaborateurs doivent obligatoirement produire leur déclaration BDES. Certains logiciels proposent des modules SIRH qui automatisent le calcul des indicateurs légaux nécessaires à sa réalisation (turn over, absentéisme, évolution de la masse salariale, etc.).
D’autres fonctionnalités encore plus spécifiques peuvent être intéressantes dans certains cas spécifiques. Ainsi, la gestion multi-contrats prend par exemple en charge les changements de contrat de travail quand ils interviennent sur un même mois (cela devient nécessaire notamment quand un alternant est embauché en CDI).
5. Le meilleur logiciel de paie est-il en SaaS ou desktop ?
En matière d’édition de logiciels de paie, deux solutions sont possibles : fournir le logiciel en mode SaaS ou en mode desktop / on-premise.
Un logiciel de paie en desktop / on-premise est installé directement sur les postes de l’entreprise cliente, qui achète le logiciel ou sa licence. Toutes les données sont conservées sur place, l’achat se fait en une seule fois. Mais cette solution nécessite d’avoir du matériel adapté à l’usage du logiciel, les mises à jour peuvent être complexes et chronophages, et la maintenance nécessite parfois des déplacements de prestataires sur site. Des déplacements qui peuvent coûter cher et apporter leur lot de contraintes organisationnelles.
Un logiciel de paie en mode SaaS est délocalisé, hébergé par l’éditeur, accessible sur le site de l’entreprise comme à distance. Fonctionnant généralement par un système d’abonnement, il est plus souple. Les évolutions se font côté éditeur, à distance, et sont directement prises en charge sur l’interface de chaque utilisateur. La maintenance, elle aussi, est assurée côté éditeur : plus pratique et moins difficile à gérer !
6. Un logiciel de paie facile d’utilisation pour tous vos collaborateurs
Votre logiciel de paie va être l’un des principaux outils de travail de vos équipes RH, et notamment de celles qui se chargent du traitement de la paie. En toute logique, son interface doit se montrer suffisamment opérationnelle pour ces personnes, mais aussi ergonomique : prendre du plaisir à travailler pour associer bien-être et performance fait partie des enjeux capitaux dans toute organisation !
Idéalement, choisissez un intégrateur de logiciel de paie capable de former vos équipes (paie, gestion des ressources humaines, gestion administrative et comptabilité) à son utilisation. Ainsi, vous vous donnez toutes les chances de rentabiliser plus vite ce nouvel investissement.
7. Un support efficace et disponible pour vous
Un souci au niveau de la paie peut coûter cher à une entreprise, surtout s’il n’est pas rapidement résolu et qu’il impacte la gestion des salaires et primes. Les professionnels dans le domaine des ressources humaines le savent : il faut être réactif et rigoureux pour que la paie arrive à temps, sans erreur et sans imprévu.
En cas de problème, vous devez pouvoir vous appuyer sur un support de qualité, réactif, disponible et suffisamment qualifié pour vous aider.
