Partager :

Entretiens annuels – Face à cette nouvelle situation particulière, nous sommes mieux préparés et équipés pour travailler « en mode hybride ». A distance ou sur site, nous poursuivons nos activités sans impact sur les niveaux de services et engagements. Notre priorité : maintenir le lien. Que ce soit avec nos clients, collègues, les futurs collaborateurs, nos partenaires. Chaque semaine, nous vous partageons une interview en toute authenticité. Comment chacun, selon ses missions, vit cette période et comment nous nous adaptons face à ces nouvelles habitudes de travail. Ne manquez pas à la fin de chaque échange, nos Confi-Tips.

 

Echange avec Audrey Blanc, HR Business partner et  responsable du déploiement de la campagne d’entretiens chez Sigma.

Audrey Blanc - entretiens annuelsComment vis-tu cette période particulière ?

Je l’aborde d’une manière complètement différente puisque lors du 1er confinement je ne travaillais pas en raison de la garde de mes enfants. Même si c’est parfois compliqué d’être en télétravail toute la semaine, on arrive à s’organiser et pallier à cette situation. J’ai tout de même hâte que cette période se termine ! Je suis quelqu’un qui aime beaucoup échanger avec mes collègues. Les discussions spontanées entre deux réunions et à la machine à café me manquent. En tant que RH c’est un bon moyen d’apprendre des choses sur la vie de l’entreprise, les collaborateurs. Ces temps d’échanges sont nécessaires, surtout sur des périodes chargées comme celle-ci.

Au-delà du contexte, double enjeu pour Sigma cette année avec le déploiement d’une nouvelle solution et le lancement des entretiens annuels. Tu nous en dis plus ?

Cette année, Sigma a fait le choix d’intégrer la solution de talent management quarksUp à son offre de Gestion des Ressources Humaines (retour sur ce partenariat en vidéo). Cette solution SaaS permet de gérer l’ensemble du cycle de vie des collaborateurs, du recrutement à la gestion des entretiens. C’est donc tout naturellement que nous avons décidé de déployer ce nouvel outil en interne.

Le challenge était alors de pouvoir déployer à temps la solution pour mener les entretiens annuels via l’interface Carrière de l’outil (en savoir plus sur ce module). Je tenais vraiment à ce que les collaborateurs puissent utiliser la solution que nous commercialisons auprès de nos clients. Le marché de la RH évolue rapidement et requiert des outils plus ergonomiques et intuitifs. Ce déploiement répond alors à deux points importants : appliquer ces changements au sein même de notre organisation et être fiers des solutions RH que nous proposons sur le marché ! Cela participe à l’implication des collaborateurs sur le long terme.

Quelles ont été les étapes de ce déploiement ?

Nous avons suivi le parcours client habituel. Une fois le projet validé en interne, nous avons récupéré les données de l’outil en place pour les intégrer dans la solution quarksUp. C’est l’étape qui nous a pris le plus de temps. Ensuite, nous avons vérifié que toutes les données étaient correctes (phase de recette) et avons paramétré l’outil en ce sens. Pour cela, j’ai travaillé avec les consultants RH en charge du déploiement quarksUp chez nos clients. Et également avec le SI pour la mise en place du SSO.

Comment la campagne d’entretiens annuels va-t-elle se dérouler cette année ?

1. Un entretien physique dans la mesure du possible

Bien que le contexte sanitaire particulier de ces derniers mois ne facilite pas les échanges Collaborateur / Manager, nous estimons que l’entretien annuel est un moment important et nous souhaitons maintenir cet exercice quitte à adapter nos pratiques. Les entretiens annuels se déroulent sur la même période que d’habitude, sur 3 mois, du 30 novembre 2020 au 31 janvier 2021. Nous préconisons un entretien physique dans la mesure du possible. Si ce n’est pas possible, les entretiens peuvent être réalisés en vidéo via Teams. L’important étant que chaque collaborateur ait réalisé son EAA en présentiel ou en distanciel.

 

2. Pas de modification dans le processus d’entretiens cette année

Nous avons fait le choix de ne pas modifier le processus et le formulaire d’entretien à renseigner afin de privilégier la prise en main du nouvel outil. Il faut que les collaborateurs puissent s’y retrouver facilement. Procédons étape par étape.

 

3. Sigma c’est 800 collaborateurs et environ 70 managers, il est donc primordial de mettre en place un réel accompagnement

Pour aider les collaborateurs à appréhender la solution et à préparer leurs entretiens, nous avons organisé plusieurs sessions de 33 minutes explicatives via Teams, disponibles en replay. En temps normal, ces sessions se font en présentiel mais nous nous adaptons ! Nous avons également mis à disposition en ligne le Guide utilisateur et mis à jour le Guide Manager avec les informations liées à l’outil quarksUp. Les managers ont eu une présentation dédiée avant le lancement de la campagne. L’objectif était que tout le monde parte sur les mêmes bases. Bien définir ensemble ce qu’on attend concrètement d’un manager pendant les entretiens annuels.

Quels changements envisages-tu par la suite ?

Nous allons commencer par envoyer un questionnaire post campagne à tous les collaborateurs pour identifier ce qui a marché ou moins bien fonctionné. Ce qu’ils aimeraient voir dans les entretiens annuels de l’année prochaine.

A court terme,  nous envisageons de commencer la campagne 15 jours plus tôt, dès la mi-novembre. Cela permettrait d’initier les entretiens avant l’exercice budgétaire de fin d’année. Et être également plus en phase avec le calendrier des plans de formations.

A plus long terme, mon souhait serait de pouvoir mettre en place des entretiens sous format 360°. C’est-à-dire que les collaborateurs puissent également évaluer leurs managers. Nous mettons beaucoup de formations en place pour les managers, comme le parcours Manager Ressource par exemple, et il serait intéressant de voir dans quelles mesures cela fonctionne.

Le mot de la fin ?

Au-delà de l’outil ou de la manière de procéder, le plus important est que chaque collaborateur puisse avoir ce temps d’échange avec son manager. Il est essentiel de pouvoir échanger sans tabous. Qui plus est cette année. Ce sont les collaborateurs qui font fonctionner l’entreprise. L’humain est une valeur forte chez Sigma et cela doit se retranscrire dans la façon dont nous menons ces campagnes d’entretiens.

 

confitips entretiens annuels

Suivez-nous sur nos réseaux !