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Externalisation de la paie – Face à cette nouvelle situation particulière, nous sommes mieux préparés et équipés pour travailler « en mode hybride ». A distance ou sur site, nous poursuivons nos activités sans impact sur les niveaux de services et engagements. Notre priorité : maintenir le lien. Que ce soit avec nos collègues, les futurs collaborateurs, nos partenaires, ou comme ici en accompagnant nos clients. Chaque semaine, nous vous partageons une interview en toute authenticité. Comment chacun, selon ses missions, vit cette période et comment nous nous adaptons face à ces nouvelles habitudes de travail. Ne manquez pas à la fin de chaque échange, nos Confi-Tips.

 

Interview avec Roselyne Lafosse, Responsable opérationnelle du service d’externalisation de paie chez Sigma.

externalisation de paie - Roselyne Lafosse

Comment vis-tu cette période particulière ?

Une année intensive ! Il y a eu de nombreuses réglementations ce qui a fortement impacté les métiers de la paie. Le confinement n’a pas vraiment modifié nos habitudes de travail. Nos clients sont partout en France et nous avons toujours été en contact par téléphone ou par visio. Au niveau personnel, cette période nous a permis de casser notre rythme de vie « à 100 à l’heure » et de se recentrer sur des choses essentielles comme les liens familiaux. Il faut voir le côté positif ! Je pense malgré tout que ce 2ème confinement est plus compliqué. Non pas dans la poursuite de nos activités mais plutôt en termes de charge de travail pour les gestionnaires de paie. Il faut pouvoir mettre en œuvre toutes ces nouvelles réglementations à temps. Les fins d’année sont toujours des moments de forte activité pour les RH.

La paie connait chaque année d’importants changements. Comment expliquer que ces nouvelles réglementations sont plus difficiles à mettre en place ? 

La situation a été inédite pour tout le monde. La paie est un élément fort au sein d’une entreprise, un facteur de confiance auprès des salariés. Très vite, les organisations se sont tournées vers les gestionnaires de paie. Comment appliquer l’activité partielle dès la fin du mois en cours ? Les salariés aussi ont eu beaucoup d’interrogations. Vais-je recevoir mon salaire en temps et en heure ? Comment le chômage partiel va-t-il impacter le montant de mon salaire ?
Nous sommes généralement au fait des réglementations à venir, les sujets sont abordés en amont. Il y a un temps de préparation dédié, aussi bien côté éditeur, qu’en interne chez les clients. De nombreuses réglementations ont découlé de l’activité partielle. Les textes changeaient régulièrement et étaient sujets à interprétation. Ce qui impliquait un temps d’analyse plus long avant de mettre en place ces régulations dans les outils de paie. Cette analyse s’est faite tout au long de l’année et maintenant il faut appliquer toutes ces régulations d’ici la fin d’année.

On note une réelle prise de conscience des organisations pour franchir le cap et basculer vers de l’externalisation. Tu nous expliques ?

Un casse-tête réglementaire. C’est ce que constitue souvent la gestion de la paie, tant les lignes bougent dans cet univers ! Les RH peinent à avancer sur d’autres missions stratégiques comme le recrutement et l’accompagnement des talents. Il est clair qu’externaliser la paie fait partie des enjeux RH depuis plusieurs années, au même titre que la dématérialisation RH ou encore l’amélioration de l’expérience collaborateur. Les changements législatifs (la DSN et le prélèvement à la source par exemple) se sont multipliés, ce qui a fortement incité les organisations à opter pour l’externalisation de la paie. Ceci est d’autant plus vrai pour les PME qui n’ont généralement qu’une ou deux personnes pour gérer la paie. De plus, avec l’augmentation des nouvelles réglementations, il y a un risque élevé de rupture de compétences. Motif qui favorise également le passage vers ce type de service.

Et quelles sont les étapes de la mise en œuvre de l’externalisation totale de la paie ?

Une fois que le projet est contractualisé, nous le déployons en 5 étapes :
1. Audit & paramétrage : Un consultant se rend sur place chez le client pour réaliser un audit en 2 jours. Le rapport de cet audit est partagé avec le client. Ce dernier valide que les règles de paramétrages soient bien conformes à leurs spécificités et modes de fonctionnement.
2. Recette & corrections : Nous vérifions alors que tout fonctionne correctement. Nous contrôlons les bulletins pour nous assurer que la paie est identique à celle que le client réalise via son propre outil de paie. Nous analysons la cohérence des données sur les salariés. Puis, nous corrigeons les écarts remontés pendant la recette.
3. Interfaçage : Ensuite, nous nous occupons d’interfacer tout ce qui est annexe à la paie : les éléments comptables, les données collaborateurs, etc. Nous réalisons alors une deuxième recette pour nous assurer que tout fonctionne correctement.
4. Mise en production : C’est le grand jour, nous procédons à la bascule de la paie chez nous, dans le service dédié Sigma. Nous réalisons la paie et les déclaratifs, ainsi que la mise à jour du réglementaire.
5/ Suivi & accompagnement : Le suivi et la réalisation des paies se fait via un portail collaboratif entre Sigma et le client. Nous définissons ensemble notre process de paie mensuel.

Combien de temps cela prend-il généralement ?

La mise en place du service d’externalisation est très rapide. Il faut compter un à deux mois pour réaliser ces 5 étapes. Bien entendu, cette durée varie selon la taille et le secteur de l’entreprise. Plus cette dernière est grande plus il y a de spécificités à prendre en compte dans le paramétrage. Cela dépend également du contexte de l’entreprise et de la conduite du changement à opérer. Par exemple, lorsque les flux RH ne sont pas encore totalement dématérialisés, cela peut nécessiter un accompagnement plus poussé.

L’externalisation de la paie est très répandue, beaucoup d’entreprises proposent ce service. Comment bien choisir son prestataire ? 

Externaliser, c’est avant tout une relation de confiance et un accompagnement sur le long terme. Il est vrai qu’il existe de nombreux outils et de prestations sur le marché de l’externalisation de la paie. Or il faut sortir du cadre produit, on parle ici d’une offre de service. Tout repose sur la relation client selon moi. C’est vraiment le critère différentiant au moment de choisir son prestataire. Je veille, avec l’équipe, à avoir une relation de proximité. Chaque client a un gestionnaire de paie dédié. Pour que l’externalisation soit efficace et soit un réel gain de temps, il faut un suivi quotidien, simple et fluide. Être accessible lorsque les clients ont des questions. Tout cela permet d’être proche de nos clients, de bien comprendre leurs contraintes organisationnelles et de s’y adapter au mieux. En tout cas pour l’instant cela fonctionne, nous avons des retours très positifs de la part de nos clients !

Comment vois-tu la suite ?

Aujourd’hui nos clients ont accès à une offre RH complète. De la paie, avec Paysible, à la gestion des talents. A l’avenir, j’aimerais donner encore plus de poids à l’entraide entre clients et le conseil. En somme, constituer une communauté avec les clients ayant recours à l’externalisation de la paie. Cela permettrait d’échanger sur les bonnes pratiques.
externalisation de paie - confitips

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