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Dématérialisation RH – Face à cette nouvelle situation particulière, nous sommes mieux préparés et équipés pour travailler « en mode hybride ». Comment les entreprises sont-elles passées à la dématérialisation RH ? A distance ou sur site, nous poursuivons nos activités sans impact sur les niveaux de services et engagements. Notre priorité : maintenir le lien. Que ce soit avec nos collègues, clients, les futurs collaborateurs, ou comme ici avec nos partenaires. Chaque semaine, nous vous partageons une interview en toute authenticité. Comment chacun, selon ses missions, vit cette période et comment nous nous adaptons face à ces nouvelles habitudes de travail. Ne manquez pas à la fin de chaque échange, nos Confi-Tips.

 

 

Pour vous parler de dématérialisation RH, nous avons réalisé une interview croisée avec Nicolas Millet, Responsable Partenaires Sigma et Laurence Bertrand, Chargée d’Affaires Partenaires Primobox.

dématérialisation RHComment vivez-vous cette période particulière ?

Laurence – Je le vis très bien. J’ai la chance de travailler dans un secteur qui n’est pas impacté par la crise. Bien au contraire, la dématérialisation a été placée au cœur des stratégies RH. Bien sûr, comme nous tous, les contacts humains me manquent car nous sommes en télétravail à 100%. En attendant, on compense avec les visios !

Nicolas – Je vis beaucoup mieux ce 2ème confinement. Les entreprises sont mieux organisées. Les personnes se sont habituées aux outils et à la dématérialisation. Il y a plus de répondant. J’ai eu l’occasion de repasser dans nos bureaux il y a peu, et je dois avouer que ça fait du bien ! Alors vivement le retour et l’échange entre collègues.

Cette situation a-t-elle modifié les relations partenaires ?

Laurence – Notre politique était déjà de se déplacer le moins possible. J’ai toujours eu l’habitude d’échanger avec nos différents partenaires à distance. J’espère tout de même pouvoir venir chez Sigma, dès le début d’année prochaine, pour continuer d’animer les équipes sur les sujets de dématérialisation RH.

 

Nicolas – En effet, nous travaillions déjà à distance avec l’ensemble de nos partenaires. Qui plus est dans des relations type éditeur/distributeur où nous ne partageons pas les mêmes secteurs géographiques. Au-delà des méthodes de travail, cette situation, couplée avec l’exercice budgétaire en cours, a été bénéfique dans la projection avec nos partenaires. Nous avons pris le temps de traiter des sujets de fond. Travailler sur les enjeux des futures roadmaps, adresser de nouveaux projets, etc. Cela a réellement permis d’identifier de nouvelles synergies commerciales.

Nous avions plusieurs évènements prévus cette année avec nos partenaires. Comment vous êtes-vous adaptés ?

Nicolas – Lors du 1er confinement nous avons tous été « pris de court ». Les évènements comme les salons ont été annulés sans préavis. Mais nous nous sommes adaptés en organisant nos propres évènements sous format de webinars. Sur ce 2ème semestre, les organisateurs ont eu le temps de trouver des alternatives. 80% des évènements ont été maintenus et sont passés en full digital. Pour autant cela nous a permis de toucher plus de monde. Avec une meilleure qualification des participants. En revanche, cela requiert beaucoup plus de préparation pour bien se coordonner et dynamiser nos prises de parole en ligne.

 

Laurence – On constate malgré tout que certaines étapes commerciales fonctionnent mieux en présentiel. A distance les échanges sont beaucoup plus factuels. Alors que les rendez-vous en physique et les rencontres lors de salons laissent aussi la place aux échanges informels. Je pense que le lien de confiance se transmet aussi plus facilement qu’à distance.

Le contexte a fortement accéléré la dématérialisation des processus RH et cela a contribué au renforcement du partenariat Sigma / Primobox. Vous nous en dites plus ?

Laurence – Il est clair que la dématérialisation fait partie des priorités RH depuis plusieurs années, au même titre que l’optimisation de l’activité paie ou encore l’amélioration de l’expérience collaborateur. La crise actuelle a poussé les entreprises à concrétiser leur projet de dématérialisation RH. Les organisations ont dû adapter leurs modes de fonctionnement, et ce très rapidement. Grâce à la dématérialisation, les équipes RH ont pu diffuser, de façon sécurisée, les documents et protocoles RH à distance. Aujourd’hui il n’est plus nécessaire de convaincre que la dématérialisation est essentielle au bon fonctionnement actuel et futur des entreprises. [A lire sur le même sujet ici

 

Nicolas – De notre côté, nous avons connu une forte demande de la part de nos clients. Par exemple, le webinar que nous avions organisé sur le sujet en Juin dernier a eu un franc succès. [Replay webinar « 4 raisons de dématérialiser ses processus RH »] Nous avons signé notre plus belle opportunité depuis le début de notre partenariat, qui s’inscrit parfaitement dans notre cible marché des ETI avec plus de 700 bulletins mensuels. Selon moi, ces actualités n’ont fait que renforcer notre partenariat. Et la signature de cette nouvelle référence commune en plein confinement illustre bien tout ça !

Quelle évolution entre le 1er confinement et ce 2ème confinement ?

Laurence – Lors du 1er confinement, nous avons dû déployer les projets de dématérialisation avec beaucoup de réactivité. Dans certains secteurs, comme le Retail, tous les collaborateurs n’ont pas de PC ou d’adresse email professionnelle. La remise des documents se faisait en main propre. Avec la mise en place de la dématérialisation, les collaborateurs ont un accès à tous les documents et protocoles sanitaires dans leur espace myPrimobox. Cet espace est désormais directement disponible sur l’appli mobile. Cela a permis aux entreprises de maintenir le lien avec tous les salariés, qui parfois étaient en chômage partiel.
Entre Juin et Octobre, nous avons eu une nouvelle vague de demandes. Les entreprises voulaient être prêtes pour la « deuxième vague ».
Au-delà de l’aspect pratique, cela permet de rassurer les collaborateurs. Ils voient que leur entreprise a les capacités pour s’adapter rapidement et mettre en place des solutions efficaces. Recevoir tous les mois son bulletin de salaire directement dans son espace RH rassure ! Nous avons constaté également un meilleur taux d’adhésion à la dématérialisation des documents RH. Cette crise aura fini par convaincre les derniers réfractaires.
Maintenant, les entreprises vont devoir poursuivre leur processus de dématérialisation en 2021.

Et quelles sont les prochaines étapes de la dématérialisation RH ?

Laurence – La dématérialisation commence généralement avec les bulletins de paie. La prochaine étape concernera la signature électronique. La signature des documents peut être un vrai point bloquant à distance. Je pense notamment à la signature des contrats, des avenants, ou encore des entretiens annuels. Par la suite, il faudra étendre la dématérialisation à tous les documents RH, à chaque étape du parcours collaborateur. [Découvrez la liste exhaustive des documents à dématérialiser ici]

Le mot de la fin ?

Nicolas – Les évolutions de Primobox vont dans la droite ligne de notre stratégie RH. A l’image de notre offre Paysible, l’objectif est de tendre vers une simplification du quotidien des gestionnaires de paie et RH. Allier démat RH et solutions RH comme la gestion des talents et l’externalisation de la paie y contribuera fortement ! L’intégration d’une solution de dématérialisation dans une solution RH plus globale permet de garantir la continuité d’activité et d’assurer bien plus que le minimum vital RH auprès des collaborateurs.

 

Laurence – De plus, le télétravail n’est pas près de s’arrêter et la dématérialisation RH doit évoluer en ce sens. Ces nouvelles habitudes de travail nous poussent à aller plus loin dans nos processus de dématérialisation.

 

 

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