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Les RH en action face au Covid-19

#4 Choisir les bons outils pour travailler en équipe à distance

Le passage au télétravail, pour plusieurs millions de salariés, demande une adaptation nécessaire pour les managers et leurs équipes. Des outils numériques dédiés, et quelques règles adaptées, permettent de maintenir l’efficacité du travail, même à distance.

Voici 8 leviers à activer pour cela :

 

1. Choisir des outils de travail à distance pour permettre de poursuivre l’activité comme si l’équipe était ensemble au bureau. Il s’agit de visioconférence, messagerie instantanée, outil de planification, cloud… Il faudra ensuite s’assurer de leur bonne prise en main par chacun des collaborateurs à l’aide de tutoriels ou de formations.

 

2. Utiliser un canal de visioconférence: Teams, Zoom, Whereby, Google Hangout,… La visioconférence permet de maintenir le lien, partager son écran et partager des documents. Pour fluidifier les échanges, il sera utile d’instaurer un code de communication partagé par l’ensemble des participants : couper son micro quand on ne parle pas, faire un signe pour demander la parole ou poser des questions via le tchat.

 

3. Utiliser un outil de tchat pour échanger plus rapidement qu’avec des mails. La messagerie instantanée (Slack, Teams, Whatsapp,…) permet d’interpeller un membre de son équipe, poser une question, demander un retour, voire de s’échanger des fichiers. Les bons réflexes pour éviter la surcharge du tchat : être bref et taguer la personne à qui l’on souhaite s’adresser.

 

4. S’appuyer sur un Cloud est nécessaire pour rendre accessible à l’ensemble des collaborateurs, et depuis n’importe quel appareil, les documents utiles à l’avancée de leur travail. Il permet également de travailler en simultané, à plusieurs, sur un même document.

 

5. Sécuriser ses données : les réseaux privés sont moins protégés que les réseaux d’entreprise. Il faudra alors veiller à sécuriser son wi-fi avec un mot de passe, vérifier que ses anti-virus sont à jour ou se méfier des mails suspects. L’employeur pourra également fournir un réseau privé virtuel (VPN) sécurisé pour chaque collaborateur et limiter l’accès aux données les plus sensibles.

 

6. Organiser des points réguliers : il est important que l’information continue à circuler et les projets à avancer. Programmer avec ses équipes un point quotidien très court (15 minutes) pour partager sur les missions du jour et un point hebdomadaire (moins d’une heure) pour maintenir le lien et connaître l’état d’avancement des projets.

 

7. Adapter les formats de réunion : pour conserver l’attention de ses collaborateurs, il s’agira d’en réduire la durée ou de veiller à faire des pauses régulières toutes les 45 minutes ou 1h. Un timer défilant à l’écran, peut être utilisé, par exemple, pour s’assurer que la pause est respectée par tous.

 

8. Favoriser la participation de chacun, en donnant la parole et en vérifiant régulièrement que tout le monde est sur le même niveau d’information et de compréhension. Enfin, une partie de la communication non-verbale (gestes) et para-verbale (ton) étant absente avec la visio ou l’audio conférence, les confirmations et encouragements à voix haute seront les bienvenus.

 

La parole à…

Alexandre Girard

Community Manager Interne chez Sigma

« Chez Sigma, nous avions commencé à travailler avec Microsoft Teams et débuté la formation des équipes. Le confinement a accéléré les choses. Avec le service informatique, nous avons accompagné techniquement les collaborateurs en mettant en ligne sur notre réseau social interne des fiches pratiques, des tutoriels vidéo. J’ai également organisé de nombreuses sessions de formation. En un mois, l’utilisation de Teams a augmenté de 600 %. Teams permet de créer une « équipe », c’est-à-dire un ensemble d’applications Office 365 dédié à l’équipe et configuré pour elle : un espace de stockage (SharePoint), un fil de conversions doublé d’un outil de visioconférence, un gestionnaire de tâches (Planner) et la possibilité de travailler à plusieurs et en simultané sur un document, etc. Avec cette solution, certaines règles sont toutefois plus que jamais de rigueur, concernant les réunions par exemple : avoir un ordre du jour, un timing et le respecter, s’assurer que chacun est disponible… »

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