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Les RH en action face au Covid-19

#2 La mise en place du plan de continuité d’activité

Pour limiter la « casse » liée à des crises majeures (pandémie, cyberattaque d’envergure, etc.), l’entreprise doit se doter de solides armes. Permettant de protéger les salariés et de maintenir ses activités essentielles, le Plan de continuité d’activité (PCA) l’aide à être plus résiliente.

Huit bonnes pratiques pour le mettre en œuvre :

 

1. Définir précisément son périmètre : cette première étape vise à définir le contexte et le périmètre (géographique, organisationnel, fonctionnel…) sur lequel va s’appliquer le Plan de continuité d’activité. Des entreprises choisissent parfois des PCA spécialisés par risques (crue, pandémie, incendie…) ou par sites, même si un PCA unique assure une approche globale plus cohérente.

 

2. Identifier les activités essentielles : il s’agit de recenser les activités, qui sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise, à l’accomplissement de ses missions et respect de ses obligations. Pour chacune de ces activités, indiquer ses objectifs ou enjeux principaux (assurer un meilleur service clients, renforcer l’innovation, etc.).

 

3. Déterminer et évaluer les risques : permettant d’assurer la sécurité des équipes quelle que soit la situation, le PCA renforce également la capacité de l’entreprise à anticiper tous les scénarios de crise et à limiter leurs impacts, si l’un d’eux se réalise. D’où l’importance de conduire une analyse approfondie des divers risques liés à ses activités.

 

4. Définir la stratégie à adopter : après avoir identifié et hiérarchisé les menaces, selon la gravité de leurs impacts potentiels (ruptures d’approvisionnement, absence des salariés…), il s’agit d’établir l’ensemble des mesures à mettre en œuvre pour chacun. Objectif : en cas de crise, pouvoir assurer le maintien des processus critiques et des services essentiels au fonctionnement à minima de l’entreprise.

 

5. Privilégier la co-construction : outre l’implication indispensable de la direction dans la démarche, l’élaboration du PCA doit s’appuyer sur les compétences et expertises métiers d’un panel diversifié de collaborateurs : managers, responsables RH, membres du CSE, représentants des organisations syndicales représentatives…

 

6. Informer les salariés : la construction du PCA s’accompagne d’une communication active à chaque étape. En amont, il s’agit de sensibiliser les collaborateurs sur l’importance d’assurer la continuité d’activité de l’entreprise et de les préparer à leur rôle, en cas de crise. La communication vise aussi à maintenir l’activité et les liens durant la crise, puis à accompagner le retour à la normale.

 

7. Vérifier sa conformité juridique : les différentes mesures proposées dans le cadre du Plan de continuité d’activité doivent être conformes aux lois et règlements en vigueur (code du travail, code du commerce, code pénal, etc.) dans l’entreprise.

 

8. Mesurer son efficacité dans la durée : Il est conseillé de disposer d’un certain nombre d’indicateurs regroupés dans un tableau de bord. Ces indicateurs permettent de mesurer l’efficience du PCA et de sa mise en œuvre. Une fois la crise achevée, le plan doit rester vivant et faire l’objet de contrôles réguliers (test des procédures d’alerte, exercices de simulation, etc.) pour être rapidement opérationnel, si besoin.

 

 

La parole à…

Nicolas Gafari, Responsable Intégration Collectivités

au sein du Groupe Sigma

« A la demande du dirigeant, chaque département de Sigma a mis à jour la partie du PCA le concernant. A notre niveau, nous avons recensé l’ensemble des lignes de projets avec, pour chacun, l’interlocuteur dédié mais aussi celui susceptible de prendre le relais auprès du client, durant le confinement. Le travail sur le PCA a eu deux vertus. Il a permis d’abord d’informer nos clients. Dans ce contexte de crise, il était important pour eux de vérifier notre capacité à maintenir l’activité et à tenir les engagements. La communication du PCA, dans les jours suivant l’annonce du confinement, les a rassurés sur notre réactivité et notre professionnalisme. En interne également, ce travail a été bénéfique : il a permis à l’équipe de se réorganiser, puis d’ajuster leur activité selon les ressources disponibles et le niveau de services attendu. Tout cela a été réalisé en concertation étroite avec le client. Ce qui a permis d’aligner nos visions… »

 

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